A közlemények MTMT-be betöltése és elmentése önmagában nem felel meg a feltöltési követelményeknek, ellenőrizhetővé és elbírálhatóvá csak akkor válnak, ha jóváhagyásuk is megtörtént.
A jóváhagyást a szerző, vagy felhatalmazásával adatkezelő vagy MTMT-adminisztrátor végezheti.
A jóváhagyás időigényes feladat, mert csak akkor sikeres, ha a kötelező adatok ki vannak töltve és a közleményt korábban már nem vitte fel valaki más, vagyis nem duplum. Egyes kötelező adatok megadása és bizonyos problémák megoldása csak MTMT-adminisztrátori segítséggel lehetséges.
A duplumok létrehozását két módon lehet kivédeni:
- A feltöltés előtt a "Társszerzők által felvitt lehetséges közleményeim" keresés lefuttatása.
- Kézi feltöltés helyett lehetőség szerint átvétel adatbázisokból, mert ilyenkor az automatikus duplumellenőrzés megvizsgálja a duplumszűrésben résztvevő adatmezőket, és azonnal kiderül, ha valami már benne van a rendszerben.
Minden dokumentumtípus esetében kötelezők az alábbi adatok:
- jelleg,
- besorolás,
- szerző,
- cím,
- megjelenés éve,
- nyelv.
A feltöltéskor előfordulhat, hogy a rendszerben még nem szereplő törzsadatra (folyóirat, kiadó, ország, város, nyelv) van szüksége a publikáció rögzítéséhez. Ekkor a törzsadat kiválasztó felületén az "Új" gomb megnyomásával veheti fel a hiányzókat az MTMT-be.
Bizonyos pályázatokhoz és bírálatokhoz szükséges teljessé tett és adminisztrátor által is ellenőrzött MTMT-s publikációs jegyzék. Kérjük, ilyen pályázat esetén a határidő előtt legalább 2 héttel keresse fel MTMT-adminisztrátorát, elérhetőségüket l.: https://konyvtar.elte.hu/hu/mtmt.